Поиск и сбор информации.
Если есть задача/ проблема/ цель, но нет ее решения, — то неизбежно наступает этап поиска этого решения.
И чем правильнее сформулирована проблема, тем проще найти решение.
Если проблема тривиальная, то достаточно одного шага в поиске информации – открываем поисковую систему в Интернете, делаем запрос – и имеем несколько источников информации.
Основной навык, требуемый в этих случаях – правильно составить запрос. Но это тоже нужно сделать грамотно и этому нужно также учиться.
90 % людей ограничиваются именно этим уровнем работы с информацией. Возникла проблема – зашел в поисковик – получил ответ.
Если задачи не выходят за эти рамки, а именно – найти ответ на бытовой вопрос или быть в курсе новостных событий, — то заморачиваться по поводу выстраивания персональной системы работы с информацией, видимо не стоит.
Для тех же, у кого работа с информацией заключается в необходимости сбора и обработки больших массивов, выраженных в 1 000 единиц файлов или книг, — создание системы работы с информацией будет просто необходимо.
У любого специалиста высокого уровня существует своя библиотека знаний. Сбор информации в этом случае носит систематический характер. Т.е. информация вносится в базу знаний – постоянно.
Но потребность в системе работы с информацией возникает не только у профессиональных специалистов, возникает она и на бытовом уровне, в личной жизни каждого человека, который стремится к саморазвитию или хотя бы к упорядочению своей жизни.
Жизнь может протекать как сплошной поток непрерывной деятельности. В таком потоке сложно выделить и структурировать отдельные части. Человек живет и все, ему этого достаточно.
Но нашу жизнь можно разнообразить, структурировать наши жизненные цели, придать смысл существованию и всей нашей жизни.
Зачем мы собираем информацию?
Чтобы сбор информации не превратился в самоцель, определимся – зачем же мы собираем информацию.
«… мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия», – это сказал гуру менеджмента Питер Ф. Друкер.
Итак, важно помнить, что сбор информации не ради сбора и не только для накопления знаний, но в итоге – для принятия верных решений и достижения наших целей, независимо на работе или в быту.
Когда, где и как собирать информацию?
Когда ?
Если формируется база знаний специалиста – то информация пополняется постоянно. Возникла новая информация, привлек внимание заголовок – информация сразу поступает в эту базу.
Можно сформировать папку «Для рассмотрения» и регулярно проводить обработку новой информации, удаляя ненужную, а нужную распределяя по тематическим каталогам вашей системы (о систематизации информации поговорим в следующих статьях).
Если же решается конкретная задача требующая принятия решения, то сбор информации может носить ситуативный характер и быть разовым. Т.е. собрали- проблему решили – получили отчет – отчет на хранение.
Это как управление в Компании: может быть регулярный менеджмент, а может ситуативный. И тот и другой, как ни странно работает.
Но управляемость, прозрачность, отсутствие суеты и стрессов и в конечном итоге — результативность у регулярного менеджмента намного выше.
Где собирать информацию?
Для этого вспомним, что есть информация первичная и вторичная.
Вторичная – это информация, которая уже имеется в каком либо источнике, например в книгах, журналах, бухгалтерских данных, в отделе статистики, в отчетах, ранее проведенных исследованиях и тд.
Первичная – это информация, которая получается непосредственно для целей решения данной проблемы. Это различные опросы, интервью, наблюдения.
Если приобретаются уже проведенные исследования – то делаем соответствующий запрос и оплату.
Но, получить более качественную информацию можно опросив эксперта по данному вопросу, или нескольких экспертов, чтобы сопоставить точки зрения.
Или провести опрос клиентов, чтобы получить информацию — что же они думают про Вашу компанию, продукт и обслуживание. Или провести мозговой штурм, среди сотрудников, чтобы получить нетривиальное решение проблемы.
Все это относится к сбору первичной информации.
Руководитель может принимать решения – выслушав мнение одного – двух своих специалистов. В этом случае он также занимается сбором первичной информации.
Наблюдение за поведение человека, например в торговом зале – это также сбор первичной информации, на основе которой принимаются решения по размещению витрин, например.
Итак, первичная информация – это информация, которой еще нет на каком-либо носителе и нам приходится ее собирать общаясь с другими людьми.
Вторичная информация собирается, как правило, в процессе кабинетных исследований без привлечения других.
Вторичная – это уже имеющаяся информация на каком либо носителе. С этой информацией в основном и работают, считая что информация существует только в таком виде.
Как собирать информацию?
Ответим на этот вопрос, т.е. определим какие методы сбора информации существуют.
Методы поиска информации:
1. Аудит своей знаниевой базы информации.
У вас уже имеется накопленная база данных в виде: файлов, книг, аудио и видео материалов. Первое что можно сделать – это поискать среди уже имеющейся у вас информации.
Как правило – если информация правильно систематизирована и кодифицирована, сделать это несложно. Достаточно задать Поиск по имени файла или другим способом, в соответствии с вашей кодификацией.
Если информация не систематизирована, то можно сделать поиск – по ключевым словам в тексте документа. Эти операции позволяет провести Microsoft Windows.
Таким образом указав нужные критерии запроса (ключевые слова) вы легко найдете подходящие папки и файлы внутри вашей базы.
Второй шаг – это поиск в вашей библиотеке — книг и журналов в печатном виде.
Расширение списка книги можно сделать следующим образом:
Начать с составления списка:
1. Рекомендации друзей и коллег.
2. Различные ссылки, содержащиеся в уже изученных ранее книгах.
3. Поиск списков литературы на специализированных форумах.
4. Различные подписки на специализированные рассылки.
5. Участие в различных электронных сообществах, посвященных Вашей тематике.
6. Посещение магазинов, в том числе поиск в Интернет-магазинах.
7. Обращения к специалистам с просьбой порекомендовать нужную литературу.
Это основные источники для получения списка важных книг по теме
2. Кабинетные исследования.
Получив информацию из существующей у вас базы Знаний, вы дополняете ее путем:
- Работа с библиотечным фондом в центральных библиотеках, запросы в статистические и архивные службы.
- Работа в поисковых системах.
- Просмотр телепередач, видео и аудио–материалов.
На этом этап работы со вторичной информацией можно закончить и приступить при необходимости к сбору первичной информации.
3. Общение с экспертами по интересующей теме.
Часто эксперты дают «зацепки» по которым можно расширить область поиска информации. Узнать у эксперта – какие источники информации наиболее важные, какие книги почитать в первую очередь и тд.
Доступность экспертов в настоящее время облегает Интернет. Достаточно набрать на YouTube свой вопрос – и появится масса видеоматериалов, лекций, семинаров. Остается только выбрать действительно приличных экспертов.
Но лучше использовать живое общение, тем самым расширяя свои связи и улучшая навыки коммуникаций.
4. Непосредственное наблюдение.
Это один из методов сбора первичной информации. Например чтобы снять соц-дем портрет посетителей торговой точки – достаточно выделить один наиболее насыщенный потоком день и заполнить таблицу – группы по возрасту, полу и времени. Очень полезная информация для решений.
5. Опросы, анкетирование, тестирование.
Методик может быть множество: это и фокус-группы, мозговые штурмы, использование модели Исикавы и тд.
На этапе сбора информации лучше создать некоторую избыточность, чтобы затем отобрать важное и полезное. |